Aspectos Básicos de Novell Groupwise.
La
plataforma GroupWise consiste en un software cliente de escritorio, que está
disponible para Windows, Mac Os X y Linux. De igual manera, es compatible su
WebAccess navegador basado webmail cliente. Otros
atributos de esta aplicación son el acceso móvil a la mensajería, calendario,
contactos y otros datos de teléfonos inteligentes y Tablet Pc con el apoyo (a
través del Novell Data Synchronizer software de servidor) del protocolo del
ActiveSync Exchange.
Novell
GroupWise cuenta con una serie de funciones que puede ayudar para gestionar los
compromisos y encontrar la información que se necesita. A través de la consola,
los usuarios pueden resolver el problema que se genera por la sobrecarga de información,
por ejemplo: Se puede arrastrar y soltar mensajes de correo electrónico en la
carpeta de lista de tareas para establecer prioridades entre las acciones y
realizar un seguimiento del estado de los proyectos. Ordenar y ver los mensajes
de correo electrónico de una conversación para consultar fácilmente el
historial completo e interpretarlo en el contexto adecuado. Buscar los
destinatarios de mensajes en una lista de distribución o comparta árboles de
carpetas completos con un solo clic.
En relación
a la información de las empresas, un elemento de suma importancia es la información
respecto a los usuarios y el seguimiento de estos, Novell GroupWise cuenta con
funciones avanzadas de gestión de contactos de empresa, lo cual permite
realizar el seguimiento de personas, historiales, acuerdos y conexiones, entre
otros elementos, en su entorno de Novell GroupWise. En relación a lo
mencionado, se puede visualizar la información de los contactos del modo que le
resulte más práctico, incluir los datos que den una perspectiva completa de los
contactos y cómo localizarlos. Por ejemplo, puede integrar una función de
localización con mapas, fotografías y otros datos clave en cada archivo de
contacto.
De
igual manera, Novell GroupWise permite alternativas y formas más sencillas de
interactuar, colaborar y concertar citas con personas más allá de los límites
corporativos, a través del uso compartido y sin límites de calendarios: puede
suscribirse a calendarios externos y publicar el calendario propio con
información sobre sus franjas de tiempo libres y ocupadas para colaboradores
externos, incluso con aquellos que usan sistemas de mensajería distintos.Funciones del Novell GroupWise
- Mensajería: A través de la aplicación se puede enviar y recibir mensajes de correo electrónico, mensajes telefónicos y recordatorios. Lo cual implica que poner Groupwise en mano de todos, sincronizando el correo electrónico, calendario, contactos, notas y tareas.
- Calendario: Se puede ver y gestionar las citas, tareas y recordatorios en una vista de calendario. Para esto se crean varios calendarios o se puede publicar calendarios personales con franjas de tiempo libres y ocupadas para facilitar la programación de reuniones con usuarios que no utilizan GroupWise. También puede usar GroupWise para programar las citas y tareas asignadas de manera individual o grupal. No le resultará posible prolongar la duración de un día, pero puede confiar en GroupWise para extraer la máxima productividad de su jornada.
- Gestión de tareas: Se puede realizar un seguimiento de las prioridades y la evolución de sus actividades mediante las funciones intuitivas de gestión de tareas, estableciendo prioridades en los proyectos, añadiendo actividades secundarias y controlando el desarrollo hasta su conclusión. Además, todas estas funciones se controlan de un vistazo desde la página principal. Cuando se asigna una tarea, es necesario llevarla a cabo en una fecha y una hora concretas. Por ello, GroupWise lo recuerda, tanto si la establece usted mismo como si la acepta de terceros. Además, se guardará automáticamente en la carpeta de la lista de tareas. Asimismo, cualquier tipo de elemento (p. ej., mensajes de correo electrónico o telefónicos, citas, tareas, notas) se puede colocar en dicha carpeta. De este modo, no se tendrá que preocupar por organizarlos: GroupWise se encargará de todo. Finalmente, una vez aceptada, la tarea aparecerá en el calendario en la fecha de inicio, se mantendrá en los días sucesivos y se mostrará en rojo si se supera el plazo de entrega. Al finalizarla, podrá marcarse como acabada para que no se refleje en el siguiente día del calendario.
- Gestión de contactos: GroupWise permite visualizar la información de los contactos del modo que resulte más práctico. Incluye los datos que le den una perspectiva completa de los contactos e indiquen cómo localizarlos. Por ejemplo, puede integrar la función de localización con mapas (Google, MapQuest, etc.), fotografías y otros datos clave en cada archivo de contacto. Se puede aprovechar las distintas variables que puede arrastrar a la lista de contactos para recordar detalles personales importantes que ayudará a mejorar las relaciones, como fechas de cumpleaños y aniversarios, entre otra información. Puede incluso se puede realizar búsquedas de estado de disponibilidad en los calendarios que publiquen sus contactos, y saber así cuándo estarán disponibles para una reunión.
- Gestión de documentos: El correo electrónico sigue siendo el vehículo principal para la distribución de todos los documentos y el contenido en que se basan las empresas. Por ello, GroupWise permite almacenar documentos en bibliotecas de GroupWise. En las bibliotecas, los documentos se comprimen para ahorrar espacio en disco y se cifran para garantizar la seguridad. Los usuarios pueden almacenar y utilizar los documentos cuando los necesiten, compartirlos con sus compañeros de trabajo y asignar versiones distintas para mantenerse siempre al tanto de las actualizaciones. Con GroupWise, podrá restaurar los documentos a las ubicaciones adecuadas durante prácticamente cualquier proceso de colaboración.
- Mensajería instantánea: Gracias a esta completa herramienta de mensajería instantánea para empresas, se puede ofrecer a los empleados una forma segura de formular preguntas rápidas, compartir enlaces, tomar decisiones unánimes, aportar ideas comerciales y fomentar lluvias de ideas. Además, mejora la productividad y mantiene la información confidencial a salvo.
- Acceso móvil: Los usuarios móviles tiene distintas necesidades y usan una variedad de dispositivos móviles. Las soluciones de movilidad de Novell ofrecen las opciones que necesita para mantener a los usuarios conectados y sincronizados.
